Sekda Aceh: Klasifikasi Surat untuk Efektifitas Kerja

BANDA ACEH – Sekretaris Daerah Aceh, Drs. Dermawan, MM, menyatakan klasifikasi jenis-jenis surat sangat penting dalam aktivitas pelayanan administrasi surat menyurat di Sekretariat Daerah Aceh yang selalu berkaitan erat dengan kegiatan surat menyurat.

Hal tersebut disampaikan Sekda Darmawan saat meresmikan pengoperasian Pelayanan Administrasi Persuratan Biro Umum Sekretariat Daerah (Setda) Aceh, Rabu, 25/11/2015.

“Kita berharap pelayanan administrasi ini akan efektif. Kepada para petugas Satuan Pengamanan dan Resepsionis juga harus mengarahkan kemana surat-surat harus dibawa jika ada tamu-tamu yang mengantar surat,” ujar Dermawan, dikutip dari siaran pers diterima portalsatu.com.

Sekda menyarankan agar Kepala Biro Umum Setda Aceh memberikan pengarahan dan pemahaman kepada para pegawai yang bertugas di pelayanan administrasi. “Pegawai yang bertugas harus memiliki pemahaman dan mengetahui, mana surat biasa, surat rahasia bahkan surat sangat rahasia.”

Selain itu, lanjut Sekda, para petugas harus mengetahui, mana surat yang bersifat segera, amat segera maupun surat yang biasa. Dermawan berharap agar para petugas memiliki pemahaman dalam mengklasifikasi jenis dan sifat surat-surat yang masuk.

“Jika sudah diklasifikasi, maka pekerjaaan akan jauh lebih efektif. Selama ini, Sekda itu harus membawa pulang surat-surat masuk, hal ini dikarenakan seluruh surat, baik yang bersifat segera, amat segera maupun biasa, surat rahasia serta surat amat rahasia, semua masuk ke meja Sekda. Inilah yang mengakibatkan pekerjaan tidak efektif,” tegas Sekda.

Sekda menekankan, bahwa tidak semua surat harus masuk ke Sekda, mengingat di Setda Aceh terdapat Asisten dan para Kepala Biro. Karenanya, keberadaan pusat administrasi tersebut diharapkan mampu memilah dan mengklasifikasikan, agar penanganan terhadap surat masuk bias efektif dan segera sesuai dengan sifat dan jenis surat.

“Selama ini, Sekda harus membawa pulang dan membaca serta mempelajari dua tas penuh berisi surat surat setiap hari. Memang itu adalah tugas Sekda, namun yang juga harus diketahui, bahwa tugas sekda bukan hanya membaca surat masuk saja. Jika surat yang bersifat biasa juga harus di baca oleh Sekda tentu tidak akan efektif,” ujar Sekda.

Acara diakhiri dengan pengguntingan pita oleh Sekda Aceh, didampingi Kepala Dinas Keuangan Aceh, Asisten III Setda Aceh, Kepala Biro Umum dan Kepala Biro Humas Setda Aceh.

Sementaraitu, Kepala Biro Umum Setda Aceh, T. Aznal Zahri, menjelaskan, pelayanan administrasi tersebut akan diisi tiga pegawai, yang bertugas untuk mengarahkan kemana surat-surat masuk tersebut harus diantar.

Menanggapi permintaan Sekda agar menyediakan fasilitas air minum untuk  para tamu, T. Aznal menyatakan, pihaknya akan menyediakan fasilitas tersebut sebagai bentuk pelayanan kepada masyarakat.[]